Mengetahui tentang Bagian-bagian Surat merupakan salah satu syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar yang ditulis artikel kemarin (lihat di sini). Nah untuk itu, Zona Siswa pada kesempatan kali ini akan mencoba menguraikan tentang Bagian-bagian Surat. Semoga bermanfaat.

Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai berikut ini:

1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
  • Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
  • Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
  • Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, 
  • Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990

3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
  • Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
  • Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
  • Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
  • Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

Bagian-bagian Surat dari Kumpulan Pembahasan Surat ZONASISWA.COM


6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
  • Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"
  • Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
  • Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
  • Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
  • Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255

7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.

8. Isi Surat
  • Pembuka
  • Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
  • Isi
  • Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
  • Penutup
  • Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung

Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat. Untuk lebih memahami penjelasan bagian-bagian surat di atas mari kita lihat contoh surat di bawah ini:

Contoh Bagian-bagian Surat. ZONASISWA.COM


Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari sobat sekalian. Semoga bermanfaat.^^

10 komentar:

  1. Saya suka dengan isi artikel ini, singkat padat jelas, mohon ijin mnggunakan sebagain besar artikel ini sebagai bahan untuk pelatihan administrasi desa di Kabupaten Gunung Mas, Kalimantan Tengah, khususnya untuk topik surat menyurat. Terima kasih....

    BalasHapus
  2. Maaf sebelumnya tapi dibeberapa artikel saya melihat bahwa tembusan tidak perlu menggunakan 'Yth.' seperti dicontoh dan yang ingin saya tanyakan apakah jika tembusannya lebih dari 2 harus menggunakan nomer? terimaksi sebelumnya artikelnya sangat membantu:)

    BalasHapus
  3. itu di bagian Gambar surat yang kakak Share kok tanggalnya di tulis "18 Januari 2013"?
    Apakah ngak perlu selalu di tulis Tempatnya seperti: Surabaya,18 Januari 2013

    BalasHapus
  4. Bagaimana dengan CC?
    Apakah CC smaa dengan tembusan atau bagaimana?

    Oke Thanks infonya min.

    BalasHapus
    Balasan
    1. menurut saya, dalam surat resmi atau formal biasanya tidak menggunakan bahasa yang tidak baku atau singkatan-singkatan seperti CC.

      Hapus
  5. kenapa salam pembuka pada assalamu alikum nya (titik) bukan (koma)? itu kesalahan ataukah khusus salam itu pake titik. :)

    BalasHapus
  6. Masukkan komentar Anda...alamat surat itu kan terbagi 2, tolong sebutkan & jelaskan!

    BalasHapus